پیگیری و مدیریت فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری، بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزانه مدیران در سازمانها و شرکت‌ها را شامل می‌شود. تجربه نشان داده است که استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمانها و شرکت‌های ایرانی باعث سریعتر شدن عملکرد سازمان و صرفه‌جویی در هزینه‌ها شده است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری مکاتبات محصول شرکت پارسیان مهر آپادانا در راستای مدیریت مکاتبات اداری و حذف کاغذ در شرکت ها و سازمانها طراحی و تولید شده است و می توان آنرا یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به‌شمار آورد. در زیر برخی از ویژگی های این نرم افزار به اختصار بیان شده است.
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات محصول شرکت پارسیان مهر آپادانا
تحت وب بودن
قابلیت تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات باعث می شود که در همه جا و همه وقت به آن دسترسی داشته باشید. گاهی اوقات لازم می شود که از منزل و یا در مسافرت های داخلی و یا خارجی و جاهایی غیر از دفتر کار خود به اداره امور شرکت خود رسیدگی نمایید . اینکار با استفاده از نرم افزارهای تحت وب شرکت پارسیان مهر آپادانا امکانپذیر است.
دارای فرم ساز و فرآیند ساز
هیچ وقت نمی توان ادعا کرد که نیازهای یک سازمان تغییر نمی کند و یا یک نرم افزار وجود دارد که تمام نیازهای سازمان را پوشش می دهد. نیازهای سازمان به مرور زمان تغییر می کنند و نیازهای یک سازمان با نیازهای سازمان دیگر مقداری متفاوت است. بنابراین برای سفارشی سازی برخی فرآیندهای سازمان به طور خاص ، وجود یک فرم ساز و فرآیند ساز در نرم افزار اتوماسیون اداری ضروری است.
نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات دارای فرم ساز و فرآیند ساز داخلی می باشد که می توان با آن همه فرآیندهای سازمان را به صورت یکپارچه طراحی و تولید نمود.
قابلیت اتصال به سایر زیر سیستم ها
در برخی از شرکت ها نرم افزارهایی از قبل وجود دارد که مدتها است در آن سازمان کار می کند. مثلا نرم افزار حضور و غیاب و یا نرم افزارهای حسابداری و یا منابع انسانی و سایر نرم افزارهای دیگر.
نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات محصول شرکت پارسیان مهر آپادانا قابلیت اتصال به این نوع نرم افزارها را داراست و می تواند با آنها به صورت سازنده تعامل نموده و از آنها اطلاعات دریافت کرده و یا به آنها اطلاعات ارسال نماید.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات
نرم افزار اتوماسیون اداری مکاتبات دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.
- اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری
- تعریف و تنظیمات دبیرخانه
- عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
- عملیات کارتابل و ارجاعات
- عملیات پیامها و کارتابل پیامها
- تعریف جانشین و تفویض کارها
- سیستم فرمساز
- مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
- هشدارها و اطلاع رسانی
- کاربران و سطوح دسترسی
- گزارشات اتوماسیون اداری
- پرونده ها و پروژه ها
اطلاعات پایه اتوماسیون اداری مکاتبات
- امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
- امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و …)
- امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
- امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و …)
- امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری (مانند عطف، پیرو، جوابیه و…)
- امکان تعریف دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری
- امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، Emailو سایر جزئیات).
- امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری مکاتبات
- تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
- امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و …)
- امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
- امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری
تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری مکاتبات
- امكان تعريف چندين دبيرخانه در اتوماسیون اداری مکاتبات به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری
- امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
- امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری مکاتبات
- امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
- امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده
عملیات ثبت نامه در دبیرخانه
امکان طبقه بندی نامه های وارده بر اساس محرمانگی نامه (عادی – محرمانه – سری و …)
امکان طبقه بندی نامه های وارده بر اساس سرعت پاسخگویی (عادی – فوری – آنی)
امکان مشخص کردن مهلت پاسخ برای نامه های وارده
امکان ارسال نامه وارده به کارتابل گیرنده
امکان مشاهده نامه های وارده
امکان مرتب سازی و جستجوی نامه های وارده بر اساس تاریخ ، موضوع ، چکیده و …
امکان ارجاع نامه های وارده به دیگران بر اساس ساختار سلسله مراتبی سازمان
امکان ارجاع نامه وارده به بیش از یک نفر و نوشتن توضیحات و شرح های متفاوت برای هر کدام از آنها
امکان اضافه نمودن نامه های خاص به لیست پیگیری برای کنترل بیشتر آن ارجاعات خاص
امکان بایگانی موقت و خلوت کردن کارتابل از ارجاعات کم اهمیت تر
امکان گزارش گیری از نامه های فاقد اقدام و باقیمانده در کارتابل زیر دستان
امکان ارزیابی عملکرد زیر دستان در پاسخ به ارجاعات
